Общие положения
Основные термины
Назначение, задачи и функции программы
Блок-схема системы функционирования программы
Особенности Vega: Платежный бюджет версии Холдинг
Методология работы в программе
Установка программы
Общая последовательность установки
Разрядность операционной системы
Установка локальной версии
Установка сетевой версии
Особенности установки и настройки версии Холдинг
Особенности установки и настройки клиентской части версии Холдинг
Активация программы
Настройка соединения с 1С
Последовательность настройки соединения с 1С
Импорт справочников из 1С
Настройка экспортных и импортных операций через CSV-файлы
Описание формата
Настройка формата CSV
Горячие клавиши и быстрый доступ к данным
Справочники
Общие элементы управления справочниками
Справочник центров финансовой ответственности (ЦФО)
Справочник бюджетов (операционных бюджетов)
Справочник статей движения денежных средств (статей ДДС)
Справочник контрагентов
Справочник проектов
Справочник счетов
Планируемые показатели
Генеральный плановый бюджет месяца/года (ген. план ДДС)
Закрытие планирования и меню "Непроведенные бюджеты"
Заполнение бюджетов месяца (года)
Меню «Шаблоны бюджетов месяца (года)»
Плановые операционные бюджеты месяца (года)
Плановые бюджеты ЦФО месяца (года)
Фактические показатели
Генеральный фактический бюджет месяца / года
Реестр платежей
Обмен данными с 1С
Импортно-экспортные операции с использованием CSV-файлов
Утверждения реестра
Шаблоны реестров платежей
Заявки ЦФО на платеж
Шаблоны заявок ЦФО
Фактические операционные бюджеты месяца (года)
Фактические бюджеты ЦФО месяца (года)
Экспорт табличных форм
Прогнозирование
Прогноз месяца
Прогноз года
Сценарное прогнозирование
Отчеты
Стандартные отчеты
Пользовательские отчеты
Конструктор отчетов
Отчеты холдинга
Быстрый конструктор отчетов
Контрольная панель
Интегральный индикатор
Диаграммы и графики
Меню Сервис
Пользователи и права пользователей
Пункт меню «Сменить пароль»
Пункт меню «Выйти»
Меню «Настройки»
Создание файла ошибок (Log-файл)
Переход с версии 2.0 на версию 3.0
Переход с версии 3.0 на версию 4.0
Переход с версии 4.0 на версию Холдинг

Реестр платежей

Реестр платежей представляет собой удобный инструмент поддержки принятия решений, позволяющий получить достаточную информацию для принятия решения об оплате платежа или его отклонении.

Реестры платежей создаются для отражения фактических денежных потоков. Такая система позволяет принимать решение об оплате наиболее обоснованно, с учетом всех аспектов, которые влияют на деятельность предприятия или фирмы: соответствия плановым бюджетам, остатку денежных средств на конец дня и месяца, остатку денежных средств по отдельным расчетным счетам и кассам. Вся информация, необходимая для принятия решения об оплате представлена в одном окне. Просто проставляя отметки о проведении платежа, Вы получаете всю необходимую информацию для принятия решения. После утверждения реестра платежей производится его фактическая оплата. Данные о перечне и сумме оплат можно брать из самих реестров и из факта ДДС на текущую дату.

Реестр платежей вызывается через меню Фактические показатели => Реестр платежей. Процедура создания реестра платежей делится на 2 этапа:

  1. Создание реестра (в окне ниже).
  2. Заполнение реестра.

Список реестров представляется помесячно, при открытии перечня реестров и открывается на текущий месяц.

Элементы управления при создании реестра:

  • Редактировать - редактирование реестра.
  • Добавить - добавление реестра.
  • Удалить - удаление реестра.
  • Создать копию - создает копию заголовка реестра. (Копирование данных реестра осуществляется с помощью шаблонов реестров)
  • Обновить - обновить данные перечня реестров. В большинстве случаев обновление осуществляется автоматически.
  • Поиск - поиск элементов реестра платежей.
  • Экспорт в Excel - экспорт перечня реестров в Excel.
  • Печать - печать перечня реестров платежей.
  • Экспорт в CSV - экспорт данных реестра в CSV-файл, используется для обмена данными с другими программами.
  • Импорт из CSV - импорт данных реестра из CSV-файла, используется для обмена данными с другими программами.
  • Экспорт в 1С - экспорт операций реестра в 1С.
  • Импорт из 1С - импорт операций реестра из 1С.

Внимание! «Кнопки Экспорт» в 1С и «Импорт из 1С» становятся доступны после настройки связи с 1С, если связь не настроена, кнопки не отображаются.

Сохраненные и не проведенные реестры отмечаются в перечне реестром красным знаком "минус".

Создание реестра платежей осуществляется выбором: Фактические показатели => Реестр платежей => Кнопка «Добавить».

Реестры платежей предусмотрены двух типов: приходные и расходные.

Внимание! При выборе соответствующего типа реестра платежей (приход / расход), при его заполнении, возможен выбор статей ДДС только соответствующего типа.

Приходные реестры отражают приход денежных средств на расчетный счет или в кассу предприятия.

Расходные реестры отражают планируемые/проводимые платежи предприятия контрагентам.

Выбор типа реестра осуществляется при добавлении реестра.

Внимание! Общая последовательность работы с реестрами платежей выглядит следующим образом:

  1. Создание (добавление реестра).
  2. Заполнение реестра.
  3. Оптимизация реестра (проставление галочек «Оплатить»).
  4. Утверждение (проведение) реестра.

Следует заметить, что входящие реестры утверждаются служащим, ответственным за фиксацию входящих платежей, а исходящие - ответственным за принятие решений об осуществлении платежа. Соответственно, доступ к обоим типам реестра определяется различными правами.

У реестра есть обязательные реквизиты - дата, тип (приход/расход) и необязательные - наименование и комментарий. В графе наименование можно проставлять номер реестра, (например: Утро, День, Дополнительный реестр, Реестр ЦФО). В комментарии указываются дополнительные особенности реестра.

По умолчанию реестр предлагает в качестве даты реестра текущую дату. Выбор даты осуществляется с помощью календаря.

Открытие конкретного элемента реестра осуществляется двойным нажатием на левую кнопку мыши, либо с помощью контекстного меню (правая клавиша мыши). При создании реестр открывается автоматически. Представим его вид:

Внимание! Заполнение реестра проводится в верхней таблице.

При добавлении статей в верхней таблице, происходит автоматическое заполнение таблицы в нижней части по статьям бюджета ДДС, а также заполняется таблица аналитики по счетам.

Внимание! Оптимизация реестра платежей проводится посредством проставления галочки в колонке "Оплатить". При этом в нижней таблице суммируется общая сумма платежей по статье, оценивается процент освоения дневного и месячного бюджета, и рассчитываются остатки по расчетным счетам и кассам, т.е. приводится аналитическая информация.

Сохранение реестра сохраняет его без занесения значений в факт ДДС. Сохраненные и не проведенные реестры отмечаются в перечне реестром красным знаком "минус".

Внимание! Проведение реестра разносит данные реестра в таблицу "Факт ДДС", причем заносятся только платежи реестра, отмеченные галочкой "Оплатить".

Общая сумма заявленного к оплате реестра отражается в аналитической строке "Сумма, заявленная к оплате".

Аналитическая строка "Остаток денежных средств на конец дня" отражает прогнозный остаток денежных средств на конец дня при проведении данного реестра.

Аналитическая строка "Прогнозный остаток средств на конец месяца" отражает прогнозный остаток денежных средств на конец месяца при проведении данного реестра.

Внимание! Аналитическая строка "Прогнозный остаток денежных средств на конец месяца" рассчитывается как сумма остатка денежных средств на конец дня (по факту ДДС) плюс планируемые остатки денежных средств на конец дня по всем оставшимся до конца месяца дням (по плану ДДС). Таким образом, на каждый день данная строка может показывать различный прогнозный остаток денежных средств на конец месяца.

При отрицательном остатке денежных средств (дня, месяца) соответствующая аналитическая строка выделяется красным цветом.

Возможно формирование реестра семью способами. Допускается как использование какого-либо одного способа, так и совместное использование нескольких способов:

  1. Прямое заполнение строк реестра (ручное занесение данных в реестр).
  2. Формирование реестров на основании шаблонов. Данные реестра заполняются на основании ранее созданного шаблона и при необходимости корректируются (см. Шаблоны реестров платежей).
  3. Формирование реестров на основании заявок подразделений (ЦФО). Данные реестра заполняются на основании проведенных заявок подразделений и при необходимости корректируются (см. Заявки ЦФО на платеж).
  4. Формирование реестров, посредством переноса данных из плановых бюджетов месяца. Кнопка «Импорт из плана месяца» на форме реестра платежей позволяет перенести операции за выбранную дату из плавного бюджета месяца в реестр платежей.
  5. Формирование реестров на основе CSV-файла. Используется для заполнения реестров на основании данных других программ.
  6. Формирование реестров на основании экспорта операций из 1С.

Внимание! При недостаточной ширине монитора, кнопка «Перенос неоплаченных операций» может быть скрыта и вызываться нажатием на стрелку «вниз» в правой части меню реестра.

Внимание! В одном реестре данные могут быть занесены всеми перечисленными методами.

Обмен данными с 1С

Программа поддерживает прямой обмен данными (то есть без транспортных файлов) с программой 1С платформ 7.7, 8.1, 8.2.

Вы можете производить экспорт и импорт операций, отражающих движение денежных средств между 1С и Vega: Платежный бюджет 4.6.

Благодаря наличию прямого обмена операциями с 1С, обеспечивается максимальная автоматизация при обработке документов, отражающих движение денежных средств и минимальные затраты времени.

Упрощенно, основную рекомендуемую последовательность прохождения документов при обмене данными с 1С и банк-клиентом можно описать следующим образом:

  1. Из банк-клиента в 1С импортируете входящие операции.
  2. Из 1С импортируете входящие операции в Vega: Платежный бюджет 4.6. во входящие реестры.
  3. В Vega: Платежный бюджет 4.6. подготавливаете и утверждаете реестры исходящих платежей.
  4. Из Vega: Платежный бюджет 4.6. в 1С импортируете утвержденные к оплате исходящие операции по видам документов, которые они формируют.
  5. Из 1С импортируете платежные документы в банк-клиент, либо формируете бумажные документы для оплаты.

Внимание! Кнопки импорта и экспорта данных из/в 1С до проведения настройки соединения с 1С являются скрытыми.

Последовательность импорта операций из 1С.

  1. Создайте реестр. Учитывайте тип реестра. Во входящий реестр из 1С будут импортированы именно входящие платежи. В исходящий - исходящие платежи 1С.
  2. Нажмите кнопку «Импорт из 1С».
  3. Выберите дату операций, на которую будут выбраны операции для импорта.
  4. Отметьте галочками операции, которые необходимо импортировать. Нажмите кнопку «Импорт».
  5. В случае, если контрагенты автоматически не проставлены в соответствующую графу, значит добавлены новые контрагенты. Добавьте их в справочник контрагентов, либо импортируйте из 1С (справочник контрагентов - Импорт из 1С. Отметьте необходимых контрагентов, нажмите кнопку «Импорт»).
  6. Если статьи движения денежных средств в программе Vega: Платежный бюджет на связаны со статьями 1С, выберите для каждой операции статью бюджета. Нажмите кнопку «Импорт».
  7. Проставьте галочки «Оплачено» в реестре напротив каждой операции и проведите реестр.

Последовательность экспорта операций в 1С.

  1. Создайте реестр. Утвердите прохождение выбранных операций галочками «Оплатить».
  2. Сохраните реестр.
  3. Нажмите кнопку «Экспорт в 1С».
  4. Отметьте галочками операции, которые необходимо экспортировать.
  5. Выберите из выпадающего списка (колонка 2), какой документ должна сформировать каждая операция. Перечень документов в списке зависит от типа реестра (приходный или расходный).
  6. Нажмите кнопку «Экспорт». Если статьи движения денежных средств, ЦФО или контрагенты не экспортированы ранее в 1С, можете экспортировать их, либо нажать «Нет» для продолжения.
  7. Появится сообщение, что операции успешно экспортированы. Нажмите «Ок».

Внимание! Если Вы работаете с конфигурацией 1С Бухгалтерия, для того, что бы увидеть сформированные документы нажмите кнопку «Отключить отбор».

Импортно-экспортные операции с использованием CSV-файлов

Обмен посредством транспортных CSV-файлов позволит легко наладить экспортно-импортные операции Vega: Платежный бюджет 4.6 с другими программами и учетными системами.

Вы можете, например, импортировать счета к оплате из других программ непосредственно в реестры платежей или экспортировать утвержденные операции по движению денежных средств в другие программы.

Для импорта операций из CSV-файла пользователь нажимает на кнопку импорт в окне редактирования реестров платежей (кнопка не видна, если реестр платежей открыт только для чтения). Открывается справочник со списком вариантов настроек импорта, пользователь выбирает в этом справочнике вариант настроек импорта (например, импорт из DERECTUM - импорт из CSV-файлов, которые генерирует программа DIRECTUM).

Пользователь двойным кликом по элементу справочника выбирает вариант импорта. Затем пользователю предлагается выбрать файл в стандартном окне выбора файла (фильтр для файлов по умолчанию - показывать только CSV-файлы, можно выбрать фильтр - показывать все файлы). Если пользователь выбирает файл, то данные из него загружаются на форму импорта (если данные не удалось загрузить (например, неверный десятичный разделитель в файле, недостаточно колонок в csv-файле), показывается сообщение об ошибке).

Внимание! Соответствующие элементы справочников (статьи ДДС, контрагенты и проекты) ищутся по соответствию имени (регистр символов игнорируется).

Таким образом, если в базе данных программы «Vega: Платежный бюджет» есть контрагент с тем же именем, что и в CSV -файле, он будет выбран на форме импорта, если нет - он выбирается на форме импорта вручную.

Пользователь, при необходимости, редактирует операции на форме импорта (например, выбирает статьи ДДС), выбирает операции, которые нужно импортировать (проставляет галочки в первой колонке, по умолчанию галочки проставлены во всех строках) и нажимает кнопку «Импорт» (если галочек нет ни в одной строке - пользователь видит предупреждение и форма не закрывается, если хотя бы у одной операции, у которой стоит галочка «Импортировать» не выбрана статья ДДС, то пользователь видит сообщение об ошибке и форма импорта не закрывается). После этого операции, напротив которых стоят галочки добавляются в реестр платежей. Далее пользователь может сохранить реестр платежей.

Экспорт в CSV-файл осуществляется нажатием на кнопку на форме реестра платежей «Экспорт в CSV». Далее выбираем из справочника формат, в который будет выгружаться операции.

Указываем путь для сохранения файла. Нажимаем сохранить. В открывшейся промежуточной форме можем открыть файл или папку, в которую был сохранен файл.

Утверждения реестра

«Vega: Платежный бюджет» содержит удобный инструмент проставления отметок об утверждении реестров платежей пользователями.

Настройка порядка утверждения проводится в меню Сервис - Настройки - вкладка Настройки программы - кнопка Настройка утверждения приходных (расходных) реестров платежей.

Утверждение реестров осуществляется нажатием на кнопку «Утвердить» в окне «Утверждения реестров» на форме реестра платежей.

Параметры настройки отметок утверждения реестров платежей.

  1. Пользователь. Выбираем пользователя (кнопка «Добавить»), который должен проставлять отметку об утверждении, либо извещаться о завершении процедуры утверждения реестра.
  2. Определяем для каждого пользователя номер порядка утверждения. Первым утверждает пользователь с номером 1, далее - по порядку возрастания номеров.
  3. Ставим отметку «Необходим для проведения». Если такая отметка стоит на пользователе, то без этой отметки проведение реестра будет невозможно. Если стоит несколько таких отметок у разных пользователей, то для проведения необходимо утверждение хотя бы одним из пользователей, у которого стоит такая отметка. Например, отметка проставляется на пользователях Генеральный директор и Финансовый директор. Таким образом, при отсутствии одного из них, утвердить реестр может второй пользователь. Внимание! Сообщение о необходимости утвердить реестр появляется у пользователя, после закрытия формы реестра предыдущим утверждающим реестр.
  4. Проставляем отметку «Только уведомлять об утверждении». При наличии такой отметки, пользователю приходит сообщение об окончании процедуры утверждения реестров. Например, бухгалтеру, как сигнал для формирования платежных документов по утвержденным операциям.

Внимание! Уведомление об утверждении реестра поступает при открытом окне Фактические показатели - Реестры платежей для утверждения.

В меню Сервис - Настройка - вкладка Настройка программы для каждого пользователя можно установить параметр «Показывать платежные реестры для утверждения при запуске». Таким образом, в случае включения пользователя в процедуру утверждения реестров и выставленном параметре «Показывать платежные реестры для утверждения при запуске» (установлен по умолчанию), при запуске программы автоматически откроется меню «Реестры для утверждения».