Учет движения денежных средств, выданных подотчетным лицам

Учет движения денежных средств, выданных подотчетным лицам

Сообщение Антон » 11 авг 2011, 10:24

Вопрос. Как обеспечить учет движения денежных средств, выданных подотчетным лицам?

Мы опишем процесс учета выдачи-сдачи подотчетных денежных средств подробно, однако на практике, процедура создания-проведения реестров для подобной операции занимает не более минуты и вместе с тем обеспечивает полный учет и контроль денежных средств по выданным суммам.

Для максимально полного контроля движения денежных средств подотчетным лицам необходимо создать следующие статьи движения денежных средств.

Статьи ДДС
Наименование статьиКодЦФОБюджетНаправлениеКомментарий
Расчеты по подотчетным лицам
Возврат денежных средств от подотчетных лиц0000000003Служба финансового директораДвижение ДС по подотчетным лицамПриходВозврат выданных денежных средств подотчетными лицами
Выдача (перечисление) денежных средств подотчетным лицам0000000002Служба финансового директораДвижение ДС по подотчетным лицамРасходВыдача денежных средств подотчетным лицам


То есть Вам необходимо создать в справочнике ДДС группу статей и вложенные две статьи. Данная группа и статьи будут отражать перемещения денежных средств по подотчетным лицам.
Принадлежность статьи определенному ЦФО и бюджету можно выбирать произвольно, в зависимости от конкретной финансовой структуры Вашего бизнеса.
Далее, создаем расходный реестр. В поле контрагент, указываем фамилию подотчетного лица. Например: Иванову – 5000, Петрову – 2000, Сидорову – 700.
Реестр будет иметь следующий вид (незаполненные колонки удалены).

Реестр платежей "Выдача ДС подотчетным лицам" за 09.08.2011
Оплатить Статья бюджетаКонтрагентСчетЦенаКоличествоСтоимостьКомментарий
ИСТИНАВыдача (перечисление) денежных средств подотчетным лицамИванов3. Касса5 000,001,005 000,00Выдача на канцелярские товары
ИСТИНАВыдача (перечисление) денежных средств подотчетным лицамПетров3. Касса2 000,001,002 000,00Выдача на ГСМ
ИСТИНАВыдача (перечисление) денежных средств подотчетным лицамСидоров1. Расчетный счет основной700,001,00700,00Выдача командировочных


Пожалуйста, не забывайте проставлять галочку «Оплатить» в реестре платежей (при экспорте реестра данная галочка выглядит как «Истина» в первой колонке).

Создадим приходный реестр для отражения возврата денежных средств.
Реестр будет иметь следующий вид (незаполненные колонки удалены).

Реестр платежей "Выдача ДС подотчетным лицам" за 09.08.2011
Оплачено Статья бюджетаКонтрагентСчетЦенаКоличествоСтоимостьКомментарий
ИСТИНАВозврат денежных средств от подотчетных лицИванов3. Касса1 000,001,001 000,00Выдача производилась на канцелярские товары
ИСТИНАВозврат денежных средств от подотчетных лицПетров3. Касса500,001,00500,00Выдача производилась на ГСМ


Пожалуйста, не забывайте проставлять галочку «Оплатить» в реестре платежей (при экспорте реестра данная галочка выглядит как «Истина» в первой колонке).
Далее можем с помощью отчетов оценить сумму денежных средств, за которую сотрудник должен отчитаться.
Используем пункт меню «Отчеты» группа «Анализ контрагентов». Получаем отчет следующего вида.

Реестр платежей "Выдача ДС подотчетным лицам" за 09.08.2011
КонтрагентыПлан месяца : 09.08.2011Факт : 09.08.2011Отклонение от: План месяца : 09.08.2011Процент от: План месяца : 09.08.2011
Подотчетные лица0,000,000,00Нет
Иванов0,00-4 000,004 000,00Нет
Выдача (перечисление) денежных средств подотчетным лицам0,00-5 000,005 000,00Нет
Возврат денежных средств от подотчетных лиц0,001 000,00-1 000,00Нет
Петров0,00-1 500,001 500,00Нет
Выдача (перечисление) денежных средств подотчетным лицам0,00-2 000,002 000,00Нет
Возврат денежных средств от подотчетных лиц0,00500,00-500,00Нет
Сидоров0,00-700,00700,00Нет
Выдача (перечисление) денежных средств подотчетным лицам0,00-700,00700,00Нет
Итого движений ДС0,00-6 200,006 200,00Нет


Итог по подотчетному лицу, отражает сумму, за которую сотрудник должен отчитаться. Например, Иванов должен отчитаться за 4000 рублей.
Всего сотрудники должны отчитаться за 6200 рублей.

При необходимости, с помощью конструктора отчетов легко в течение нескольких минут создать специальный отчет, который будет выбирать контрагентов только из группы «Сотрудники» справочника контрагентов.
Антон
Сотрудник Vega Expert Consulting
 
Сообщений: 200
Зарегистрирован: 06 дек 2009, 12:04

Re: Учет движения денежных средств, выданных подотчетным лиц

Сообщение Антон » 04 май 2012, 16:45

Здравствуйте!
Опишем второй способ учета операций по расчетам с подотчетными лицами (первый в предыдущем сообщении).
Возможно, кому-то он покажется более простым, так как не требует создания дополнительных служебных статей движения денежных средств.

Вам необходимо создать в справочнике контрагентов группу "Подотчетные лица". В нее будем заносить фамилии подотчетных лиц, по которым будем вести персональный учет.
Далее, в процессе подготовки расходного реестра на оплату, при необходимости выдачи денежных средств подотчетному лицу просто вводим операцию по соответствующей статье и указываем контрагента - подотчетное лицо. Например, контрагенту Иванову по статье "Расходы на бензин" 4000 рублей.
Все, далее в отчетах по контрагентам Вы будете видеть, сколько выдано конкретному подотчетному лицу Иванову денежных средств за выбранный период, внизу отчета (в таблице операций) Вы увидите перечень операций, на которые Иванов получал денежные средства (с указанием направления расходования денежных средств).
В конструкторе отчетов, на основании отчета "Контрагенты: План-факт по периоду", Вы можете проставить галочку напротив созданной группы "Подотчетные лица" и создать новый отчет, который будет выдавать аналитику именно по подотчетным лицам.
С другой стороны, по статье, например, "Расходы на бензин" Вы увидите общую сумму расходов на бензин, потраченную за определенный период.
Возврат денежных средств можно проводить обычной операцией по статье движения денежных средств, например, "Прочие поступления".

Спасибо.
Антон
Сотрудник Vega Expert Consulting
 
Сообщений: 200
Зарегистрирован: 06 дек 2009, 12:04


Вернуться в Общие вопросы

Кто сейчас на форуме

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1

cron