Автоматизация бюджетирования: основной вопрос

Обратите внимание на другие наши статьи. Они могут быть Вам полезны. "О бюджетировании: коротко и понятно" , "Формирование и структура бюджета доходов и расходов" , "Бюджет движения денежных средств" , "Основные аспекты совершенствования качества организации предприятия" . Просмотрите видеопрезентацию нашей программы и оцените ее функции .

Первой, главной и основной проблемой автоматизации бюджетирования предприятия или фирмы является вопрос выбора методологии построения системы: автоматизация на основе готового программного продукта или самостоятельная разработка системы бюджетирования и его программного обеспечения. Разберем плюсы и минусы подобных вариантов автоматизации бюджетирования.

Необходимость самой автоматизации процесса бюджетирования не подлежит сомнению. Компьютеры стали одной из основ успешного функционирования бизнес-систем любого уровня. Мы уже не мыслим современное предприятие без автоматизированной системы бухгалтерского учета, таблиц Excel и электронной почты. Все это упрощает текущую деятельность, позволяет избавиться от рутинной работы и сосредоточится на решении первоочередных задач. Так и с автоматизацией бюджетирования – успешная автоматизация значительно упростит процесс подготовки бюджетов, облегчит текущий контроль и главное, позволит создать удобную базу, необходимую для глубокого ретроспективного анализа.

Итак, существуют два основных мнения экспертов в подходах к этой проблеме. Первые считают, что только индивидуальный подход к автоматизации и построению бюджетной структуры может быть эффективным для конкретного предприятия. Другие придерживаются мнения, что необходимо найти подходящее программное обеспечение и адаптировать к существующей на предприятии системе бюджетирования. Рассмотрим аргументацию обеих точек зрения.

Эксперты, придерживающиеся мнения, что необходимо автоматизировать бюджетирование и разрабатывать саму систему под конкретное предприятие аргументируют это следующими основными положениями:

  • покупная система увеличивает трудозатраты на текущую работу, так как меньше адаптирована под конкретное предприятие;
  • стороннее программное обеспечение стоит дорого, так как содержит в цене не только стоимость разработки, но и стоимость развития системы, затрат на маркетинг и прибыль продающей организации;
  • покупное ПО содержит много лишних и ненужных для компании входящих, исходящих или отчетных форм, что затрудняет адаптацию пользователей в системе;
  • обучение сотрудников работе с новым ПО силами сторонних специалистов дорого;
  • провести полную адаптацию покупной системы бюджетирования под существующие регламенты предприятия очень тяжело, что приводит к отсутствию эволюционности в развитии бизнес-процессов фирмы.

Эти и другие аргументы действительно заслуживаю того, что бы рассмотреть их внимательно. В принципе, эти аргументы можно разделить на два основных направления: завышенную стоимость покупки и внедрения приобретаемого программного обеспечения и несоответствия системы текущим требованиям, предъявляемым к процессу бюджетирования конкретной компании.

Что касается высокой стоимости приобретаемого ПО, то это действительно так – большинство программ, позволяющих проводить полную автоматизацию бюджетирования, стоит значительных средств, выделение которых может представлять определенную сложность для малых и средних компаний. Аргумент, что такие компании еще не выросли до необходимости внедрения бюджетирования, по нашему мнению, не заслуживает внимания – в бюджетировании нуждается абсолютно любая фирма, независимо от его размера и наличия свободных денежных средств. Соизмерять доходы и расходы, а так же планировать деятельность необходимо любой конкурентоспособной компании, а автоматизировать этот процесс, сделать его прозрачным и управляемым – главная задача руководства любого предприятия.

Прежде всего, разберем миф о том, что разработка системы бюджетирования силами собственного менеджмента обходится дешевле, чем адаптация существующей системы. В разработке системы бюджетирования должны принимать участие самые квалифицированные, то есть и самые дорогие сотрудники предприятия. Причем руководство предприятия должно принимать непосредственное участие во всех абсолютно стадиях разработки системы, это обязательное условие успешной разработки. Время – это деньги, а в случае использования персонала - деньги немалые, особенно учитывая суммы отчисления предприятий с заработной платы работников. Если компания хочет добиться успехов в процессе постановки системы бюджетирования, то дополнительная мотивация участвующего персонала необходима, иначе этот процесс будет восприниматься лишь как дополнительные обременительные обязанности, в которых участники процесса будут совершенно не заинтересованы.

Стоимость этого времени необходимо посчитать. И учесть, что процесс самостоятельной разработки и автоматизации системы бюджетирования требует серьезной подготовки и составляет до двух лет.

Программное воплощение финансовой структуры предприятия также потребует вложений. Специализированные средства разработки стоят достаточно дорого, что необходимо заранее учесть, планируя бюджет автоматизации бюджетирования. И в итоге даже прямые затраты на самостоятельную разработку и автоматизацию системы бюджетирования выливаются в крупные затраты.

Далее рассмотрим вопрос о возможном несоответствии приобретаемого программного обеспечения задачам, которые ставят менеджеры предприятия, участвующие в разработке технического задания для автоматизации бюджетирования.

Что бы какой-либо процесс был удачным, необходим опыт. Как говорил известный писатель, вопрос стоит не только в том, что бы разбить яйца, но и в том, что бы их содержимое попало на сковородку. Опыт – это знания, полученные в процессе практической деятельности. Причем в вопросе автоматизации бюджетирования он должен быть положительным. Изучите, сколько потенциальных участников процесса постановки и автоматизации бюджетирования уже имели положительный опыт такой деятельности. Если в Вашей компании их много – это серьезная заявка на успех.

В отличие от самостоятельной разработки бюджетной системы, модели, которые предлагают готовые программные продукты, содержат большой опыт их внедрения, а также многолетний процесс совершенствования. Например, Вы считаете, что для успешного управления бюджетным процессом Вам необходим какой-либо отчет. Но Ваше мнение вполне может измениться в процессе практического ежедневного использования системы. И в этом случае все затраты на разработку и внедрение подобного отчета окажутся напрасными. Готовые программные продукты, как правило, уже собрали такой опыт – как отрицательный, так и положительный, то есть прошли определенные стадии эволюционного развития системы.

Отдельно стоит рассмотреть вариант, при котором разработка индивидуальной системы бюджетирования и ее автоматизация передаются отдельной консалтинговой фирме, обладающей опытом таких решений. Такое решение, имеет свои плюсы, при условии, конечно, обоснованного выбора фирмы-подрядчика. Однако, следует заметить, что стоимость подобной разработки будет в разы выше, чем при приобретении и внедрении готового продукта. В данном случае компания получает оптимальный продукт, оптимизированный для конкретной компании, но по высокой стоимости. Впрочем, это понятно, индивидуальные решения всегда дороже серийных разработок. Таким образом, если Вы хотите использовать такой вариант автоматизации бюджетирования, приготовитесь к следующим особенностям:

  • высокой стоимости проекта;
  • значительному времени на согласование технического задания и разработки ПО;
  • обязательному контролю всех стадий разработки и внедрения со стороны руководства заказчика.

Однако и результат подобного внедрения может быть оптимальным. Все тут зависит от Вас. Приготовитесь, что обязательное участие руководства в данном вопросе будет занимать значительную часть его рабочего времени, это обязательное условие успешного внедрения.

Итак, на наш взгляд, успешная самостоятельная разработка системы бюджетирования доступна для крупных компаний, со штатом сотрудников, уже имевших успешный опыт такой деятельности. В остальных случаях более эффективно использование готовых решений, которые во множестве успешно существуют на рынке. С одним из них Вы можете ознакомиться на нашем сайте www.vega-expert.ru . О правильном подборе такой системы мы расскажем в следующих статьях.


Если у Вас есть вопросы по данному материалу, можете задать их на нашем форуме по адресу http://vega-expert.ru/forum/index.php.

Директор ООО «ВЭК», канд. экон. наук А.Н. Водолазов

Сайт: www.vega-expert.ru Почта: info@vega-expert.ru

Данный текст является авторским. Перепечатка допустима с разрешения администрации сайта.